Assistant(e) Polyvalent(e) (H/F)
Domaines de compétence
-accueil téléphonique et physique
-assistanat de direction, services généraux
-sens du service interne
Mission
Intégré(e) à la DAF et rattaché(e) à la Responsable des Ressources Humaines, vos missions seront les suivantes :
– Assurer l’accueil téléphonique et physique ;
– Dispatcher les mails reçus sur la boîte mail « contact » pour transmission aux services concernés (RH, service clients…) ;
– Assurer la gestion du courrier entrant et sortant, et la gestion des prestations de coursiers ;
– Organiser les déplacements des collaborateurs en conformité avec la procédure en vigueur et en relation avec notre agence de voyages ;
– Planifier et suivre les opérations de maintenance informatique, en relation avec notre prestataire informatique ; saisir et suivre les tickets d’incident.
– Gérer les commandes de fournitures et de plateaux repas ;
– Pour chaque devis/contrat signé dans le périmètre du poste, saisir dans le logiciel comptable (Sage EM) les commandes et les réceptions ;
– Préparer et organiser les réunions pour les Directeurs.
– Gérer la logistique d’arrivée des nouveaux collaborateurs et prestataires avec notamment la mise à disposition des badges d’accès et matériels.
– Gérer les contrats de prestation (collaborateurs prestataires) : archivage des contrats, transmission aux sociétés prestataires, création des bons de commande dans l’outil de gestion Sage, collecte des relevés d’heures (CRA), et saisie des réceptions du réalisé dans Sage pour validation de la facturation.
En back-up de l’assistante en charge des services généraux, vous serez également amené(e) à intervenir ponctuellement sur les sujets suivants:
– Maintenance des locaux : gérer les petits travaux et dysfonctionnements, en sollicitant les prestataires, en planifiant les interventions, en communiquant auprès des salariés et auprès du gestionnaire du site.
– Gestion des contrats d’assurance : déclarer les sinistres, suivre leur prise en charge, mettre à jour les modalités contractuelles.
– Gestion de la téléphonie fixe et mobile : réaliser les commandes, suivre les consommations, mettre à jour les contrats
– Dans le périmètre des moyens généraux, et en relation avec le service achat, contribuer à la contractualisation et aux mises en concurrence.
La liste des missions n’est pas exhaustive.
Profil
De formation Bac+2/3 en gestion des entreprises ou équivalent, vous avez occupé des missions d’assistanat dans la plupart des domaines suivants : assistanat de direction, services généraux, comptabilité, juridique, achat.
Vous faites preuve de rigueur, d’organisation, d’une aisance rédactionnelle et avez le sens de la confidentialité.
Vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack Office) et êtes à l’aise avec les systèmes d’information.
Enfin, votre esprit d’équipe et votre curiosité vous permettront de vous adapter à notre environnement.